KILOMETERVERGOEDING MAG HOGER LIGGEN DAN 0,25 EURO PER KILOMETER

Auto’s zijn een fel begeerd statussymbool. Dit land mag dan wel in de spits één lange file zijn, we willen vanuit een deftige wagen naar elkaar kunnen gluren. Dezer dagen liefst met airco. Sommigen zijn dolblij als ze een wagen kosteloos ter beschikking krijgen van hun werkgever. Maar anderen zweren bij een eigen voertuig. Als ze daarmee beroepsmatig rijden voor hun baas, mogen ze een kilometervergoeding aanrekenen. Vanaf 01.09.2000 is dat in principe 0,25 euro per kilometer. Maar in een parlementaire vraag stelt REYNDERS dat het ook wat meer mag zijn. Als de werkgever maar kan bewijzen dat de effectieve kost per kilometer meer is dan 0,25 euro.

Koning auto is een fel begeerd gebruiksvoorwerp. Veel bedrijfsleiders en werknemers beschikken over een personenwagen die eigendom is van de onderneming. Maar in dat geval zal bij persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gesteld voertuig een voordeel alle aard moeten toegekend worden (art. 36 W.I.B. 1992 en art. 18, § 3, 9 K.B. W.I.B. 1992). Dat voordeel wordt berekend per privé verreden kilometer. Per kilometer is een tarief bepaald. De hoogte van dat tarief is afhankelijk van de fiscale PK van de auto. Voor het inkomstenjaar 2001 liggen die bedragen tussen 0,1472 (auto met 4 fiscale PK) tot 0,4038 euro (auto met 19 fiscale PK of meer). Voor een modale auto met 12 fiscale PK is dat 0,3210 euro. Dat bedrag per kilometer moet dan vermenigvuldigd worden met het aantal privé verreden kilometers. Maar als die minder bedragen dan 5.000 kilometer op jaarbasis, moet een minimum van 5.000 kilometer gerespecteerd worden. Stel dat iemand per jaar 2.000 kilometer doet met een personenwagen die 12 fiscale PK in huis heeft, dan zal deze toch een minimum van 5.000 kilometer moeten respecteren. Het voordeel zal dus 1.605 euro zijn. Bedenk daarbij dat naast echte privé kilometers (de zondagmorgen om koeken rijden) het woon-werkverkeer voor de berekening van het verplicht voordeel moeten in aanmerking genomen worden.

Andere weg

Maar dat is niet de enige weg om een auto ter beschikking te hebben die mede door de onderneming wordt betaald. Sommige werknemers en bedrijfsleiders kopen hun eigen auto en gaan de kilometers die ze bollen voor hun onderneming doorrekenen. De sommen die de bedrijfsleider of werknemer aldus ontvangt worden fiscaal aanzien als "terugbetaling van eigen kosten van de werkgever". Die zijn vrijgesteld van belasting (art. 31, tweede lid, 1°, in fine en art. 32, tweede lid, 1°, in fine W.I.B. 1992). Stel dat de werknemer met eigen zijn auto klanten bezoekt en zo in een bepaalde maand 2.000 kilometer heeft afgelegd. In dat geval zal hij die kilometers mogen doorrekenen aan de onderneming.

Hoe moeten werkgever en werknemer het aantal verreden kilometers en de kost ervan bewijzen? Volgens de minister van Financiën moet de werkgever een dubbel bewijs leveren (V&A Senaat, 24.04.2001, nr. 2-34, p. 1677). Enerzijds moet hij bewijzen dat de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn. Dit houdt in dat het werkelijk aantal kilometers wordt aangetoond. Dat gebeurt best door een lijst bij te houden waar alle verreden kilometers worden op genoteerd met telkens begin en eindpunt van de verplaatsing. Anderzijds moet aangetoond worden dat die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed. Met andere woorden: de werkgever moet aantonen dat het terugbetaalde bedrag enkel de overeenstemmende kosten dekt van het voertuig. Het mag geen verdoken loon zijn. In dat geval is dit immers zondermeer belastbaar. Het berekenen van deze kosten mag evenwel forfaitair gebeuren. De minister stelt uitdrukkelijk dat de eigen kosten van de werkgever die door de werkgever forfaitair berekend worden daardoor de aard van werkelijke kosten niet verliezen wanneer hun bedrag bepaald is overeenkomstig bepaalde normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven. De terugbetaalde kosten moeten dus niet met een apothekersweegschaal berekend worden. Zij mogen forfaitair geraamd worden.

Ambtenarentarief

Maar om het bedrag per kilometer te bepalen bestaat een eenvoudige regel. Ambtenaren krijgen voor hun verplaatsingen met het eigen voertuig ook een vergoeding uitgekeerd. Die vergoeding is wettelijk vastgelegd. De fiscus laat toe dat werknemers uit de privé sector en bedrijfsleiders dezelfde vergoeding krijgen. Men mag dus fiscaal aannemen dat de vergoedingen voor autokosten werkelijke lasten dekken wanneer het bedrag ervan, vastgesteld op basis van de werkelijk afgelegde kilometers, niet meer bedraagt dan dat van de gelijkaardige vergoedingen die de Staat aan zijn personeel toekent (zie art. 13 en bijlage bij K.B. 18.01.1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten). De toepassing van het kilometertarief mag evenwel slechts alleen indien het aantal jaarlijkse afgelegde kilometers niet abnormaal hoog ligt. De fiscus heeft daarbij als regel gesteld dat het aantal kilometers abnormaal hoog ligt indien het meer bedraagt dan 24.000 kilometer per jaar. Wie dus 24.000 of minder kilometer per jaar rijdt voor de onderneming, kan dus op het totaal aantal kilometer het voor ambtenaren wettelijk vastgelegde tarief toepassen.

Dat tarief was tot 31.08.2001 net zoals bij het voordeel van alle aard afhankelijk van de fiscale PK van de betrokken personenauto. Maar het grote verschil was toch dat waar voor het voordeel van alle aard 16 tarieven zijn uitgewerkt (van 4 tot 19 PK) voor de omgekeerde situatie maar 8 tarieven bestonden (van 4 tot 11 PK). Een auto met 19 PK kreeg evenveel vergoeding per kilometer als een personenwagen met 11 PK: 0,30 euro. Daar stond tegenover dat het voordeel voor een auto van 19 PK 0,4028 euro is. Maar door een ingreep van de wetgever gedurende 2000 werden die 8 verschillende tarieven herleid naar één tarief: 0,25 euro per kilometer (K.B. 20.07.2000; B.S., 15.08.2000). Daardoor wordt het bedrag van de kilometervergoeding met ingang van 01.09.2000 éénvormig (ongeacht de fiscale PK) vastgesteld op 10 frank per kilometer. Bezitters van bescheiden auto’s zijn daar dolblij mee. De andere uiteraard niet. Op het eerste gezicht zou men denken dat een groene redenering aan de basis van deze maatregel ligt. Niets van. Als motivatie voor deze wijziging werden drie argumenten gegeven. Het tarief werd voor de voertuigen met een eerder klein fiscaal PK verhoogd omwille van de aanzienlijke verhoging van de brandstofprijs tijdens de maanden die het besluit voorafgingen. Tevens wou men rekening houden met andere kosten die een rol spelen in de kosten voor het gebruik van een voertuig. Tot slot wou men komen tot een meer billijk en eenvoudiger systeem. Daarom werd één bedrag behouden. Dat betekent dus dat wie hoogstens 24.000 kilometer per jaar voor zijn werkgever rijdt, een vergoeding van 0,25 euro per kilometer mag ontvangen. Voor bedrijfsleiders geldt hetzelfde. Als die zelf een auto kopen kunnen ze de voor hun vennootschap verreden kilometers doorreken aan hetzelfde tarief.

Menig werknemer en bedrijfsleider betreurde echter die vereenvoudiging. Werknemers die met een auto rijden van 10 fiscale PK en meer zien hun kilometervergoeding dalen. Neem een werknemer die met de eigen wagen met 11 fiscale PK klanten bezoekt. Tot 31.08.2000 kon die per kilometer 0,30 euro krijgen. Sinds de vereenvoudiging is dat gedaald tot 0,25 euro. Vandaar dat aan de minister werd gevraagd of de vergoeding meer dan 0,25 euro mag bedragen als de effectieve kost per kilometer ook meer dan 0,25 euro kost. De minister antwoordt dat als een hogere kilometervergoeding wordt toegekend dan 0,25 euro, het gedeelte dat 0,25 euro overschrijdt in principe belastbaar is in hoofde van de werknemer of de bedrijfsleider. Tenzij het bewijs wordt geleverd dat de hogere toegekende kilometervergoeding overeenstemt met de gemiddelde kostprijs per kilometer. Als de werkgever dus kan bewijzen dat de auto van de werknemer meer kost dan 0,25 euro per kilometer, mag de werkgever een hoger bedrag toekennen. Dot antwoord zal menig werknemer en bedrijfsleider die met de eigen auto rijdt plezier doen. Hij kan dus meer rekenen dan 0,25 euro. Maar dan moet hij naast het bewijs van het aantal gereden kilometers ook de kostprijs per kilometer bewijzen. Maar bij dat laatste bewijs mag dat bedrag forfaitair geraamd worden als dat forfait maar het resultaat is van herhaalde waarnemingen en steekproeven. Wat sommige automerken, consumentenorganisaties of vakbladen als kilometerprijs berekenen, kan dus gebruikt worden.

Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 25 augustus 2001.