CENTRAAL BOEK FEITELIJK AFGESCHAFT
Wie boekhouden zegt, denkt nauwelijks nog aan de letterlijke betekenis van “boekhouden”. Het hedendaagse boekhouden heeft zo goed als niets meer te maken met echte boeken. Computerboekhouden is de regel. Maar dat is zonder België gerekend. In principe moet een onderneming een echt inventaris- en centraal boek hebben. Maar de Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging vindt dat die boeken hun beste tijd gehad hebben.Een onderneming die onderworpen is aan de boekhoudwet moet een inventarisboek hebben (art. 9, § 1 Wet 17.07.1975). In dat boek moet elke onderneming jaarlijks een inventaris inschrijven van al haar bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook, die betrekking hebben op haar bedrijf, en van de eigen middelen daaraan verstrekt. Dit betekent dat de jaarrekening met de meest essentiële bijlagen per boekjaar in dat boek wordt ingeschreven. Het centraal boek is een ander paar mouwen. Voor zover de onderneming haar boekhouding niet bijhoudt in echte boeken, moet de onderneming onderworpen aan de boekhoudwet, minstens eens in de maand een samenvatting van alle boekingen inschrijven in het centraal boek (art. 4, derde lid Wet 17.07.1975). In de praktijk betekende dit dat zo’n onderneming het totaal van de boekingen in elk van de hulpdagboeken diende in te schrijven in het centraal boek. Maar houdt dat nu in dat zowel in het centraal- als inventarisboek deze gegevens werkelijk moeten ingeschreven worden? Dat zou immers in deze moderne tijden betekenen dat de lijsten die computers maken, zouden moeten overgeschreven worden. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (C.B.N.) trad daartoe destijds kordaat op. Volgens de C.B.N. duidt de term “inschrijven” niet op een bepaalde techniek voor gegevensopname in de boeken. Computerlijsten mogen ingekleefd worden in de boeken. Voor zover deze inkleving derwijze geschiedt dat de onuitwisbaarheid van de opgenomen gegevens wordt gewaarborgd (Bull. C.B.N., nr. 8, april 1981, blz. 5). Het mag dus niet met “Pritt”, maar wel met pakweg een tube “Velpon” …
Al bij al toch een vreselijke verplichting in deze tijden. Midden de jaren negentig onderzocht de C.B.N. trouwens of nog andere landen binnen de Europese Unie werkten met zo’n “boeken”. Ze vond nog één ander land: Italië. Vermoedelijk bestaat dat trouwens niet in andere landen buiten de Europese Unie. Binnen pakweg IAS/IFRS of US GAAP wordt daar met geen woord over gerept. Maar zoals genoegzaam bekend is, zijn wij een land dat een veel te grote aandacht besteedt aan vormvoorschriften. De C.B.N. deelt deze mening. Althans in haar advies rond een regelmatige boekhouding (Bull. C.B.N., nr. 38, februari 1997, p. 28-31). Daarin stelt de Commissie in vraag of een vastlegging op papier de meest aangewezen weg is om de onveranderlijkheid van de boekingen te waarborgen. “Meer fundamenteel rijst de vraag of de handhaving van technische procéde’s die de onveranderlijkheid van de boekingen moeten waarborgen, nog even onontbeerlijk is in de huidige als in de afgelegen, historische context waarin zij zijn ingevoerd.”. Duidelijke taal. Maar om deze boeken af te schaffen, is een wetswijziging nodig. Dat is niet evident. Zeker omdat sommigen zo’n afschaffing zullen aangrijpen om te zeggen dat nu naar hartelust kan gefraudeerd worden binnen de boekhouding. Maar dat is uiteraard larie. Is fraude dan troef in landen die deze verplichting niet hebben? Of anders: zijn Belgen dan zo’n frauderend volk dat deze vormverplichting overeind moet blijven? Het antwoord is simpel. Zelfs als wij percentsgewijs meer zouden frauderen, gebeurt fraude juist buiten de boekhouding. Klassieke fraude betekent zo goed als het niet boeken van de echte omzet. Dus wordt een stuk omzet niet ingeschreven. Of nu een inventaris- en centraal boek al dan niet bestaat, zal dat euvel niet verhelpen. In het verleden zijn al pogingen ondernomen om die echte boeken af te schaffen. Maar totnogtoe kwam het nooit zover. De Dienst voor de Administratieve Vereenvoudiging (DAV) heeft nu de knuppel in het hoenderhok gegooid.
Het inventaris- en centraal boek zijn op zich aan ferme vormvoorschriften onderworpen. Die boeken moeten vóór hun ingebruikname in de gewone vorm en zonder kosten geviseerd worden door de griffier van de rechtbank van koophandel waarbij de onderneming is ingeschreven in het handelsregister of in het register van de burgerlijke vennootschappen die de rechtsvorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen (art. 5, § 1 K.B. 12.09.1983). Dat ging totnogtoe zo. Wanneer deze boeken de vorm hebben van ingebonden of ingenaaide registers, zond men die toe naar de griffie. Daarbij zorgde men ervoor dat elk blad of bladzijde vooraf was genummerd en dat aan de griffie werd gezegd voor wat het boek zou gebruikt worden. De griffier controleerde dan of de bladen of bladzijden juist werden genummerd, zette op de eerste bladzijde een grote stempel (het “visum”) en stuurde dan het boek terug naar de onderneming.
Maar het kan ook anders. In plaats van een echt boek te gebruiken, kan men het ook doen met losse bladen (art. 5, § 2 K.B. 12.09.1983). In dat geval moet elk los blad eerst een bladnummer krijgen. Tevens moet de naam, de firma, of de bijzondere naam van de onderneming op elk blad staan samen met de soort van het boek. Op elk los blad dient de griffier zijn paraaf te zetten (of de stempel van de rechtbank of het merk van de griffie.). Het visum wordt dan op het eerste blad aangebracht. De losse bladen moeten alsdan na gebruik gebundeld worden. Een onmogelijk systeem. Stel dat de onderneming een inventarisboek wil laten viseren in losse bladen vorm. Dan dient een secretaresse een pak blanco papier door de laserprinter te jagen. Op elk blad wordt het oplopend bladnummer, de naam van de onderneming en het opschrift “Inventarisboek” geprint. Dit pak van bijvoorbeeld 1.000 bladzijden gaat dan naar de griffie. De griffier moest op elk blad zijn paraaf zetten en op de eerste bladzijde het visum aanbrengen. Een griffier die dat deed zal ’s avond in zijn slaap nog de beweging van zijn paraaf aan het maken zijn zoals dat Charlie Chaplin overkwam in de legendarische film “Modern Times”.
Maar de DAV heeft nu zijn oog laten vallen op die boeken binnen de boekhoudwet. De DAV heeft als opdracht maatregelen voor te stellen die de administratieve complexiteit voor de ondernemingen en de kosten die daarmee gepaard gaan, te beperken (Programmawet van 10.02.1998 tot bevordering van het zelfstandig ondernemerschap). Aanleiding voor de voorstellen van de DAV rond de boeken is het inwerkingtreden van de Wet tot oprichting van een Kruispuntbank van Ondernemingen sinds 01.07.2003 (KBO-wet). Door die wet zijn de handelsondernemingen niet langer ingeschreven bij een griffie, maar wel bij de kruispuntbank. Dus, zo vindt de DAV, zijn de wettelijke bepalingen omtrent het viseren van boeken onuitvoerbaar geworden. Dat geldt niet enkel voor handelsondernemingen ingeschreven in het handelsregister, maar ook voor burgerlijke vennootschappen die de vorm van een handelsvennootschap hebben aangenomen, vermits het register van de burgerlijke vennootschappen ook in het algemeen rechtspersonenregister van de kruispuntbank is geïntegreerd. Dus is deze bepaling volgens de DAV impliciet opgeheven en moeten de ondernemingen deze formaliteit niet langer naleven.
Maar dat heeft zo zijn gevolgen. Het inventarisboek kan voortaan op losse bladen bijgehouden worden. Wel moeten deze losse bladen op gezette tijdstippen na gebruik worden gebundeld. Maar in het relevante koninklijk besluit wordt niet gesteld hoe die moeten gebundeld worden. Dus ligt een ruime interpretatie voor de hand. Ze na het invullen netjes klasseren in een ringmap is ook een bundeling. Voor het centraal boek mag dat dus ook. Maar bij een centraal boek is er meer aan de hand. Een centraal boek is maar verplicht als de boeken waarin de boekhouding van de onderneming dagdagelijks wordt bijgehouden, geen visum hebben (zie art. 7 K.B. 12.09.1983). Maar dat visum is dus niet meer te bekomen. Dus is meteen het centraal boek naar af.
Zo is de hele problematiek rond het centraal boek in één beweging opgelost. De DAV heeft intussen samen gezeten met de C.B.N. en vertegenwoordigers van de betrokken beroepsverenigingen. Daar werd beslist een voorstel tot definitieve afschaffing van het “visum” voor dringend advies over te maken aan de C.B.N. Pittig detail: ook de fiscus was uitgenodigd op de vergadering, maar kwam niet opdagen.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 19 september 2003.
