FISCALE BEHANDELING VAN KOSTEN VOOR HET JAAR 2000
Tal van ondernemingen vrezen dezer dagen de al zoveel besproken millenniumbom. Vandaar dat in niet weinig gevallen alle hens aan dek is geroepen om informatici met bekwame spoed alle software van het bedrijf te laten controleren. Dit met het doel de programmatuur aan te passen zodat deze het jaar 2000 naadloos de baas kan. De vraag daarbij is of de uitgaven daartoe in één keer in kosten mogen worden genomen. Of moeten deze kosten integendeel geactiveerd worden en dus bijgevolg via afschrijvingen in kosten komen? De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (C.B.N.) gaf hieromtrent een advies.Naast de vraag of aanpassingskosten van software nu al dan niet moeten activeren geactiveerd worden, vragen ondernemers zich ook af of zij voor (toekomstige) kosten een voorziening kunnen treffen. Sommige bedrijven gaan er blijkbaar van uit dat hoe dan ook wel iets zal fout lopen eenmaal 2000 begint. Om het hoofd te bieden aan dergelijke calamiteiten zouden zij graag al in 1999 een budget voorzien. Het liefst van al zouden ze dat bedrag al fiscaal ten laste willen leggen van het huidige boekjaar. Ook op deze vraag geeft de C.B.N. een begin van antwoord.
Activeren?
In een uitvoerig advies licht de C.B.N. de boekhoudrechtelijke behandeling toe van de overgang naar het jaar 2000 (Advies 176/1, Bull. 45). Daarbij stelt de commissie dat voor de aan de overgang naar het jaar 2000 verbonden kosten, geen andere regels gelden dan de gemeenrechtelijke regels. Bijgevolg moeten de regels die van toepassing zijn bij technische vernieuwingen of belangrijke technologische wijziging toegepast worden. Eén van de meest cruciale punten daarbij is of de kosten om de software aan te passen, door de onderneming in één keer in kosten mogen worden genomen. Bij deze vraag brengt de C.B.N. vooreerst haar algemeen advies rond software in herinnering (Advies 138/5, Bull. 35). Daarin wordt gesteld dat het louter onderhoud en het aanpassen van een programma zonder dat daarbij de aard van de toepassing zelf wordt gewijzigd, een in resultaat te nemen kost met zich mee brengt. Indien daarentegen een fundamentele wijziging in het programma wordt aangebracht om de toepassing zelf te veranderen of uit te breiden, is activering van de ermee gepaard gaande kosten de regel.
De vraag is dus meteen of het aanpassen van de software aan het jaar 2000, al dan niet een fundamentele aanpassing is van die programmatuur. Zonder zich hieromtrent letterlijk uit te spreken, laat de commissie verstaan (door onder meer te verwijzen naar adviezen van het Britse ASB en het Amerikaanse FASB) dat een aanpassing van de software voor het jaar 2000 niet als een ingrijpende wijziging moet beschouwd worden. Dergelijke aanpassing zal op zich geen bijkomende functionaliteit aan de software geven. Enkel verzekert de aanpassing dat het na de komende nieuwjaarsnacht zal blijven werken. Dus betreft het een louter onderhoud van de programma's. De kost daarvan moet dan ook in één keer in kosten genomen worden.
Deze regel geldt niet enkel voor software die bij derden werd aangekocht, maar tevens voor programmatuur die door de onderneming zelf werd ontwikkeld. Stel dat de softwareleverancier een factuur stuurt voor een update van het programma enkel en alleen met het doel het te wapenen tegen de millenniumbug, dan moet die meteen in kosten geboekt worden. Doet de onderneming dat zelf, dan moeten de personeelskosten daartoe ook meteen in kosten genomen worden en mogen ze niet geactiveerd te worden. Met een knipoog naar het Franse normeringinstituut (Conseil Nationale de la Comptabilité) stelt de C.B.N. dat bepaalde programma's of geringe aanpassingen ervan (of snel verouderde programma's) kunnen worden beschouwd als volledig verbruikt tijdens het boekjaar waarin ze in gebruik worden genomen. Denk daarbij ook aan bijvoorbeeld programma's die de belastingberekening uitvoeren per definitie gekoppeld aan de specifiek aanslagjaar.
Afboeking
Naast het meteen in kosten boeken van aanpassingen, geeft de C.B.N. ook aan dat uitzonderlijke en integrale afschrijvingen dienen te gebeuren van immateriële en materiële vaste activa die ingevolge de overgang naar het jaar 2000 onbruikbaar geworden zijn. Stel dat u werkt met een in 1998 aangekocht boekhoudpakket dat niet meer zal werken in 2000. Voor zover u dat pas te weten komt in 1999, kan u in dat jaar de nog niet afgeschreven 80 procent (in 1998, het jaar van aanschaffing, werd reeds één vijfde lineair afgeschreven) van de aanschaffingswaarde als uitzonderlijke afschrijving boeken. Toepassingssoftware dient weliswaar afgeschreven te worden lineair over vijf jaar (art. 63 W.I.B. 1992), maar als het buiten gebruik moet gesteld worden, komt de resterende boekwaarde in één keer ten laste van de resultatenrekening.
Volledigheidshalve stelt de C.B.N. in haar advies ook dat de kosten voor de doorgevoerde computertests om de kwaliteit en de millenniumbestendigheid van het informaticasysteem van een onderneming te beoordelen, onmiddellijk in de resultatenrekening moeten worden geboekt. Deze regel geldt ook voor de door de onderneming uitgevoerde juridische studies rond een mogelijke aansprakelijkheidsvorderingen naar derden toe of tegen haar gericht ingevolge de millenniumbug.
De gegeven regels die boekhoudrechtelijk gelden, zullen op fiscaal vlak doorwerken. Wat de definiëring van de immateriële en materiële vaste activa betreft, verwijst de fiscale wet immers zelf naar de boekhoudwet (art. 2, § 7 W.I.B. 1992).
Voorzieningen
Een boeiende vraag is deze of een onderneming een voorziening kan aanleggen met betrekking tot de gevaren inherent verbonden aan de overgang naar het jaar 2000. Zo zou een onderneming kunnen redeneren dat wel iets zal misgaan met die overgang. Vandaar dat zij zou kunnen besluiten daartoe een redelijk bedrag als voorziening in kosten te nemen in de jaarrekening van 1999. Maar dat zal niet lukken. De fiscus zal de voorziening aangelegd ter bestrijding van kosten die later eventueel zouden kunnen voortvloeien uit een louter algemeen risico, waarvan op balansdatum de waarschijnlijkheidsgraad, de orde van grootte of het tijdstip (waarop deze als beroepskosten in de zin van artikel 49, tweede W.I.B. 1992 kunnen worden aangemerkt) niet met vrij grote zekerheid kan worden geraamd, weigeren als aftrekbare beroepskost. Voorzieningen gevormd ter financiering van toekomstige investeringen in immateriële of materiële vaste activa of ter financiering van de toekomstige vernieuwing van dergelijke reeds bestaande investeringen, kunnen ook niet als voorzieningen worden geboekt. Het lot van voorzieningen aangelegd ter financiering van toekomstige beroepsverliezen, toekomstige personeelskosten voor bijkomend personeel of toekomstige minderopbrengsten is al even triest. Zij zullen fiscaal niet worden aanvaard. (zie PV Kamer VAN BELLE d.d. 20.12.1996, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 9642501).
Kan dan geen enkele voorziening in deze fiscaal aanvaard worden? Toch wel. Stel dat de onderneming in 1999 een overeenkomst sluit met een softwarebedrijf dat begin volgend jaar het systeem aan een grondige test zal onderwerpen. Daartoe wordt op vandaag (in 1999) een contract afgesloten op basis van hetwelk de kost ernstig kan geraamd worden. Dan is het ons inziens te verdedigen dat de onderneming voor deze kost van 2000 in 1999 een voorziening treft die fiscaal als beroepskost moet aanvaard worden (zie in dit verband Antwerpen, 11 september 1995, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 9551876).
Nieuwe software
Heel wat ondernemingen zullen vermoedelijk met het oog op het jaar 2000 nieuwe software aanschaffen. Deze moet geactiveerd en afgeschreven worden. Het onmiddellijk in kosten boeken van deze software is uit den boze. Tenzij het programmatuur is die snel verouderd zal zijn. Voor zover ze dienen geboekt te worden als immateriële vaste activa, moet daarop een lineaire afschrijving toegepast worden gespreid over minstens vijf jaar (zie hoger). De uitzondering die geldt voor euro software, geldt hier niet. Indien de aankoop of de ontwikkeling van nieuwe software gebeurt om de overgang naar de euro te realiseren, mag van de strenge vijf jaar lineaire afschrijvingsregel afgeweken worden (art. 10, Wet 30.10.1998). Jammer genoeg is dergelijke uitzondering niet voorzien voor nieuwe software om het millenniumprobleem op te lossen.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 19 november 1999.
