TERMIJN OM BOEKHOUDING TE BEWAREN ZAKT TOT ZEVEN JAAR
Het boekhoudrecht en de diverse fiscale wetboeken verplichten de ondernemer zijn boekhouding en verantwoordingsstukken een welbepaalde periode te bewaren. Het wetboek inkomstenbelastingen voorziet in een termijn van vijf jaar. De belastingplichtige moet de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van zijn belastbare inkomsten wordt vastgesteld, bewaren tot het verstrijken van het vijfde jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.
Het wetboek btw legt een langere termijn op. De boeken, facturen en andere stukken moeten zeven jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat facturen of andere stukken betreft.
Het wetboek btw legt dus een langere periode op dan het wetboek inkomstenbelasting. Stel dat het boekjaar 2007 samenvalt met het kalenderjaar. Voor de vennootschapsbelasting moeten de boeken en bescheiden bijgehouden worden tot eind 2012. Voor de btw. mag de boekhouding van 2007 pas weg eind 2014. Twee jaar later dus in vergelijking met de vennootschapsbelasting.
Bewijsstukken
De boekhoudwet hanteert van oudsher een nog langere bewaartermijn. De belastingplichtige moet verantwoordingsstukken methodisch opbergen gedurende tien jaar, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs tegenover derden, moet je drie jaar bewaren. Met dat laatste worden documenten bedoeld die niet toegezonden worden naar of niet komen van derden. De ondernemingen moeten tevens hun boekhouding zelf bewaren gedurende tien jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. Wat betekent dat de boekhouding en de externe verantwoordingsstukken van boekjaar 2007 moeten bijgehouden worden tot eind 2017.
De regering-Leterme heeft nu op aangeven van minister Van Quickenborne beslist de bewaartermijn in de boekhoudwet af te stemmen op die van het wetboek btw. De tien jaar wordt ingekort tot zeven. In de toelichting wordt vooral beklemtoond dat de bewaartermijn van facturen wordt verkort. Maar uit het wetsontwerp blijkt dat niet alleen de facturen, maar ook de boekhouding zelf wordt bedoeld. Het wetsontwerp werd op 15 april in de Kamercommissie voor het Bedrijfsleven goedgekeurd. Er moet enkel nog plenair over gestemd worden.
De nieuwe regel treedt in werking de tiende dag na publicatie in het Belgisch Staatsblad. De verkorte termijn zal meteen gelden voor het verleden. Dat houdt in dat na publicatie in het Staatsblad de boekhoudingen en verantwoordingsstukken van 1998, 1999 en 2000 in de papierversnipperaar mogen.
Al bij al is dit een logische maatregel. De tonnen papier die een klassieke ondernemer bewaart, zijn door de jaren heen behoorlijk aangedikt. Uiteraard moeten die stukken lang niet meer bewaard worden op papier. Maar de ervaring leert dat heel wat ondernemingen toch nog steeds het papier mee opbergen. Het inkorten van de termijn met drie jaar is dan ook een mooie administratieve vereenvoudiging.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 22 april 2008.
