DE BTW EN HET BIJZONDER STUK
Elke BTW-belastingplichtige die facturen schrijft mét BTW moet een boek voor inkomende facturen bijhouden. Daar dient hij of zij in beginsel alle aankoopfacturen in te schrijven. In principe krijgt hij of zij enkel een factuur in de zin van het BTW-wetboek van een andere, collega BTW-belastingplichtige. Een BTW-plichtige onderneming doet echter ook regelmatig een beroep op leveranciers die geen factuur in de zin van het BTW-wetboek opmaken. Over welk stuk moet de BTW-plichtige koper in dat geval beschikken om een inschrijving te kunnen doen binnen zijn boekhouding? Op boekhoudrechtelijk vlak is de zaak bijzonder eenvoudig. De onderneming moet enkel beschikken over een verantwoordingsstuk. Hoe dat er moet uitzien, wordt volledig vrij gelaten. De BTW-wetgever stelt zich echter niet zo soepel op. Indien een effectieve BTW-plichtige (persoon die facturen schrijft mét BTW) goederen of diensten afneemt van een niet (effectief) BTW-plichtige moet de BTW-belastingplichtige sinds januari 1993 zelf een 'bijzonder stuk' opmaken dat zal gebruikt worden bij het inschrijven van deze verrichting in zijn boek voor inkomende facturen.
Deze bepaling mag merkwaardig klinken, maar in de praktijk moet hij veelvuldig toegepast worden door tal van ondernemingen. Vóór 01.12.1994 was deze maatregel enkel van toepassing indien een effectief BTW-plichtige goederen of diensten aankocht bij iemand die geen enkel uitstaans heeft met het BTW-wetboek. Denk maar aan een onderneming die een boekenkast koopt bij een particulier die zelf alleen loontrekkend is. Aldus was de maatregel voornamelijk van toepassing op tweedehands goederen verkocht door particulieren. Sinds 01.12.1994 is de verplichting tot het opmaken van een bijzonder stuk tevens van toepassing op aankopen die gedaan zijn bij principieel BTW-belastingplichtigen die echter vrijgesteld zijn op basis van het bekende art. 44 W. BTW. Advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders, artsen, muzikanten, verhuurders van gebouwen ... zijn weliswaar BTW-belastingplichtigen, maar op hun facturen wordt geen BTW in rekening gebracht. Door deze uitbreiding moet elke betaling aan een notaris, advocaat, gerechtsdeurwaarder, ... gestaafd worden met dergelijk bijzonder stuk. Onnodig te stellen dat deze uitbreiding nogal wat gevolgen heeft in de praktijk.
De reden voor de invoering van dergelijk stuk ligt volgens de minister van Financiën voor de hand. Voormelde bepaling kadert in de door de regering genomen maatregelen met het oog op een meer efficiënte strijd tegen de fraude en de belastingontduiking en op het verbeteren van de belastingheffing (Vraag nr. 1452 van volksvertegenwoordiger de Clippele, Vragen en Antwoorden Kamer, 1994-1995 nr. 151, p. 16208). Dit bijzonder stuk moet volgens het betrokken koninklijk besluit (art. 10 K.B. nr. 1 van 29.12.1992, gewijzigd door het K.B. van 01.12.1994) opgemaakt worden de dag zelf van de handeling in twee exemplaren. Daarbij is het onbelangrijk of de goederen en diensten onder bezwarende titel (bijvoorbeeld tegen betaling) of niet worden verstrekt. Het betrokken stuk moet een aantal vermeldingen bevatten:
(1) het nummer waaronder het is ingeschreven in het boek voor inkomende facturen van de belastingplichtige,
(2) de naam en het adres van de bij de handeling betrokken partijen,
(3) het BTW-nummer van de afnemer,
(4) de datum van de handeling,
(5) wat de handeling precies inhield en
(6) de prijs van de handeling indien deze niet gratis gebeurde.
Dit betrokken stuk, opgemaakt door de koper van het goed of de dienst, moet door beide partijen ondertekend worden voor akkoord met vermelding van hun hoedanigheid. Aansluitend moet de koper één exemplaar overmaken aan de verkoper. Het andere exemplaar stopt de koper tussen zijn 'echte' facturen.
Het koninklijk besluit geeft een belangrijke uitzondering. Indien de verstrekker (de verkoper) van het goed of de dienst zelf dergelijk stuk opmaakt, moet de ontvanger (de koper) dat niet meer opmaken. In dat geval moet hij het enkel vervolledigen. Indien de verkoper ook het BTW-nummer van de koper invult op het stuk, moet deze laatste enkel het nummer waaronder het wordt ingeschreven in zijn aankoopboek nog aanbrengen. Het is dan ook aan te raden dat de verkoper dat stuk zelf opmaakt.
Versoepelingen
De minister van Financiën heeft echter ingezien dat een en ander tot complexe situaties leidt. Vandaar dat hij via een antwoord op een parlementaire vraag twee versoepelingen invoert (Vraag nr. 1452 van Volksvertegenwoordiger de Clippele, zie hoger).
De basisidee bij de eerste versoepeling bestaat er in het bijzonder stuk te laten vervangen door een ander stuk. Ofwel wordt een document voorgelegd waaruit het akkoord van de partijen blijkt zoals een contract of een ondertekende bestelbon. Ofwel wordt als staving een document gebruikt waaruit de betaling blijkt. lden zijn hier een ontvangstbewijs (onder andere het ontvangstbewijs bedoeld in art. 320 WIB 1992 voor de vrije beroepen) een kwitantie en een (bank)rekeninguittreksel.
Voor onroerende verhuur geldt een tweede versoepeling. Is het huurcontract geregistreerd, dan moet geen bijzonder stuk opgemaakt worden.
Maar als klap op de vuurpijl stelt de minister dat indien één van de twee zojuist geschetste versoepelingen wordt toegepast, het vervangende stuk niet moet ingeschreven worden in het boek voor inkomende facturen van de effectief BTW-belastingplichtige koper. De minister geeft dus de zinloosheid van de complexe regeling toe.`
De twee versoepeling mogen niet toegepast worden in drie welomschreven situaties. In drie gevallen moet opnieuw de molen van het bijzonder stuk in gang gezet worden tot en met de inschrijving van het bijzonder stuk in het boek voor inkomende facturen van de koper.
Indien het gaat om leveringen die de koper boekt in de 60-rubriek van zijn boekhouding (handelsgoederen, grond- en hulpstoffen) moet het bijzonder stuk gemaakt worden. Dit moet evenzeer gebeuren als het gaat om diensten, werken en studies die door de koper worden doorgefactureerd aan zijn klanten of rechtstreeks betrekking hebben op aan klanten gefactureerde produkten. Betreft het investeringen (leveringen van bedrijfsmiddelen en diensten die strekken of bijdragen tot de totstandkoming, het omvormen of het verbeteren van een bedrijfsmiddel), dan moet eveneens een bijzonder stuk gemaakt worden.
Een aantal voorbeelden. Een handelaar in antiek koopt regelmatig tweedehands goederen van particulieren om later door te verkopen. De handelaar zal bij elke aankoop een bijzonder stuk moeten opstellen. Stel dat een accountant aan een advocaat een advies vraagt voor één van zijn klanten. Dit advies factureert hij door aan zijn klant. Voor de aankoop bij de advocaat zal een bijzonder stuk moeten opgemaakt worden. Geen wettelijke bepaling zonder sanctie. Stel dat het bijzonder stuk niet is opgemaakt. Dan kan de BTW-ambtenaar een boete van 2.000 frank opleggen per stuk dat moest gemaakt zijn of per stuk dat op een verkeerde of onvolledige wijze is opgemaakt (XI, 4 van de Bijlagen bij het K.B. nr. 44 van 21.10.1993). Is het stuk bovendien niet ingeschreven in het boek voor inkomende facturen, dan kan de controleur per overtreding 1.000 frank eisen. Maar dan moet het wel gaan om zogenaamde 'louter toevallige onregelmatigheden' te wijten aan onwetendheid, een vergissing of nalatigheid waarbij aan de goede trouw van de overtreder niet kan getwijfeld worden. Is dat niet zo, dan kost het 5.000 frank per overtreding (XI, I van de Bijlagen bij het K.B. nr. 44 van 21.10.1993).
Al bij al blijft de regeling complex, ook na de recent ingevoerde versoepelingen. De vraag is of het middel het doel heiligt. Wordt door de invoering van het bijzonder stuk de fraude en de belastingontduiking ingedijkt en de belastingheffing verbeterd? Deze maatregel is alleen goed om nog meer boetes te kunnen innen bij bonafide belastingplichtigen.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 29 juni 1995.
