KOSTEN EIGEN AAN DE WERKGEVER VOOR BUITENLAND FORS OMHOOG

Binnen het wetboek inkomstenbelastingen bestaat het principe dat kosten die eigen aan de werkgever zijn en terugbetaald worden aan de werknemer, bij de werknemer niet belastbaar zijn. Om een en ander soepel te regelen heeft de fiscus een aantal forfaitaire bedragen vastgesteld. Voor dienstreizen van korte duur naar het buitenland was per dag een forfait mogelijk van 1.500 BEF. Toch wel erg gering voor sommige dure landen. De minister van Financiën kondigt in een antwoord op een parlementaire vraag aan dat deze bedragen gevoelig worden opgetrokken.

Kosten eigen aan de werkgever kunnen omschreven worden als vaste vergoedingen die worden verkregen als terugbetaling van werkelijke uitgaven die eigen zijn aan de werkgever en alsdusdanig door de werkgever als beroepskost zijn aangemerkt. Deze vergoedingen kunnen toegekend worden aan loon- en weddetrekkenden (art. 31, eerste lid, 1). Maar niets belet om dit ook aan bedrijfsleiders toe te kennen (32, tweede lid, 1 W.I.B. 1992). De betaalde vergoedingen zijn aldus geen belastbare bezoldigingen. Deze vaak forfaitaire kosten dienen echter wel vermeld te worden op de individuele fiches 281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de samenvattende opgaven (art. 57, 3 W.I.B. 1992). In hoofde van de belastingplichtige (werknemer of bedrijfsleider die de terugbetaling van de kosten eigen aan zijn werkgever ontvangt) heerst een wettelijk vermoeden van niet belastbaarheid van de bedoelde bedragen. Dit betekent dat de werknemer het gebruik van de sommen tegenover de fiscus niet moet wettigen. De administratie kan wel het tegenbewijs leveren door aan te tonen dat de toegekende vergoedingen in werkelijkheid verdoken bezoldigingen zijn (Cass., 30 oktober 1986, R.W. 1986-197, 2219; Cass., 23 januari 1987, R.W., 1986-87, 2226). Ze beschikt daartoe over alle wettelijke bewijsmiddelen, inclusief het feitelijk vermoeden. Maar in tegenstelling tot een gewone beroepskost, ligt de bewijslast hier duidelijk bij de administratie. Talrijke rechtspraak heeft dit bij herhaling bevestigd.

Binnenland

Het mooie aan kosten eigen aan de werkgever is de vaststelling dat de fiscus zelf een aantal forfaits in het leven heeft geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider zonder dat deze daar zal op belast worden. Een zeer gekende is de terugbetaling van verblijfkosten tijdens dienstreizen in België. Als een werknemer of bedrijfsleider buiten de onderneming maar voor haar rekening prestaties levert waarvan de totale duur meer dan vijf uur per dag bedraagt, mag de onderneming een forfait geven van 399 BEF per dag. Voor het middenkader geldt een tarief van 492 BEF. Het hoger kader mag zelfs 588 BEF krijgen (V & A Senaat d.d. 26.06.1989, DE CLIPPELE, nr. 251, Fiskale Wetgeving en Rechtsbronnen, Ced Samsom, nr. 8944308). Deze cijfers zijn gebaseerd op de vergoedingen die de staat toekent aan haar personeel (art. 2 K.B. 24.12.1964 tot vaststelling van de vergoedingen wegens verblijfskosten). De fiscus vindt dan ook dat de werknemers en bedrijfsleiders uit de privé sector dezelfde vergoedingen onbelast mogen krijgen. Deze kosten dekken uitgaven andere dan kosten van de eigenlijke verplaatsingskosten (trein, wagen, enz.). Het gaat om de terugbetaling van de kosten van maaltijden en dranken. Als een werknemer meer dan vijf uur buiten de onderneming werkt, zal hij wel iets moeten eten en af en bij wijlen wat drinken. Dat zal hem meer kosten dan als hij thuis voor zichzelf iets zal klaarmaken. De filosofie van deze regeling is dat deze hogere kost door de werkgever mag bijgepast worden. Deze vergoedingen mogen trouwens onder de vorm van maaltijdcheques worden toegekend (V & A Senaat d.d. 09.12.1992, VAN THILLO, nr. 206, Bull. Bel., 727, blz. 1301). Maar let wel: én deze forfaitaire vergoeding toekennen én een maaltijdcheque is uiteraard onmogelijk. Een mens moet geen twee keer eten. Stel dat de werknemer bovendien blijft overnachten binnen België, dan mag hij in totaal minstens 1.151 BEF per dag ontvangen.

Buitenland

Een gelijkaardige regeling bestaat voor dienstreizen in het buitenland. In dit geval gaat het om de terugbetaling van verblijfkosten tijdens dienstreizen buiten België (V & A Kamer d.d. 26.04.96, BORGINON, nr. 404, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 9642191). Onder een dienstreis in het buitenland wordt verstaan een opdracht van korte duur in het buitenland in dienst van de werkgever. Per dag mag voor dergelijke reis een vergoeding betaald worden van 1.500 BEF. De door de werkgever toegekende forfaitaire vergoeding van 1.500 BEF per dag voor een reis in het buitenland wordt geacht de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever te zijn. Net zoals bij de dienstreizen in het binnenland wordt aangenomen dat deze terugbetaling de normale kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven dekken inherent aan een reis in het buitenland in opdracht van de werkgever. De dagelijkse forfaits mogen zelfs de 1.500 BEF overstijgen wanneer ze worden gerechtvaardigd door de eigen omstandigheden van het land waar de werknemer zijn opdracht vervult. Wanneer een werknemer voor meerdere maanden in het buitenland gaat werken (zonder dat hij de hoedanigheid van rijksinwoner verliest) geldt de vrijstelling van 1.500 BEF per dag van die forfaitaire vergoedingen uiteraard niet.

Net rond die vergoedingen voor dienstreizen naar het buitenland werd de minister van Financiën onlangs een vraag gesteld (V & A Kamer d.d. 29.03.2000, LETERME, nr. 295, QRVA, 50, nr. 034, p. 3964). Teneur van de vraag is dat die 1.500 BEF toch wel bitter weinig is. De volksvertegenwoordiger verwijst daarbij naar de vergoedingen die de ambtenaren van Buitenlandse Zaken ontvangen. Die verschillen immers van land tot land. Voor een duur land wordt stukken meer betaald dan voor een goedkoper land. In zijn antwoord stelt de minister dat zijn administratie een onderzoek heeft ingesteld naar de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen zoals die per land zijn vastgesteld voor ambtenaren van het ministerie van Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Uit dat onderzoek is volgens de minister gebleken dat die vergoedingen zijn bepaald overeenkomstig ernstige normen. Bijgevolg staat de minister toe dat eenieder deze lijst mag hanteren om de kosten eigen aan de werkgever te bepalen. De minister kondigt aan dat daar binnenkort een circulaire zal over verschijnen.

Het antwoord van de minister is logisch. In de vraag destijds gesteld door BORGINON stelde de minister dat hij een grondig onderzoek zou laten instellen. Dat is dus nu beëindigd met positief gevolg. Voortaan kunnen dus voor specifieke landen stukken hogere bedragen toegekend worden. Bij wijze van voorbeeld: nummer één is Angola (Luanda) met 8.620 BEF per dag. Japan (Sapporo) volgt met 7.720 BEF. Maar ook Antigua scoort goed met 6.110 BEF. Het zal de Angolese economie hopelijk vooruit helpen.

Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 30 juni 2000.