HOE KAN DE FISCUS KOSTEN EIGEN AAN DE WERKGEVER AANVALLEN?
Op nettolonen weegt nog altijd een zware fiscale en sociale druk. Als een werkgever zijn personeelslid netto 1.000 frank meer wil geven, kost dat werkgever en werknemer samen een veelvoud aan overheidslasten. Daarom stortten nogal wat werkgevers zich op het terugbetalen van kosten die de werknemer gemaakt zou hebben. Dat kan immers fiscaal neutraal. Het betaalde bedrag zijn kosten voor de werkgever en de werknemer wordt er niet op belast. Het is louter een terugbetaling voor gemaakte kosten. De fiscus bekijkt dit alles logischerwijs met grote ogen.Kosten eigen aan de werkgever zijn vaste vergoedingen die de werknemer krijgt
als terugbetaling van werkelijke uitgaven die eigen zijn aan de werkgever en die
de werkgever als beroepskosten aanmerkt. Het gaat vaak om allerlei kleine kosten
die een werknemer betaalt in het belang van zijn werkgever. Dat zijn vaak
uitgaven waar men moeilijk een bewijsstuk kan voor bekomen. Het mooie aan kosten
eigen aan de werkgever is dat de fiscus zelf forfaits in het leven heeft
geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider,
zonder dat die daarop wordt belast.
Een zeer bekende is de terugbetaling van
verblijfkosten tijdens dienstreizen in België. Als een werknemer of
bedrijfsleider buiten de onderneming voor haar rekening prestaties levert
waarvan de totale duur meer dan vijf uur per dag bedraagt, mag de onderneming
een forfait geven van 399 frank per dag. Voor het middenkader geldt een tarief
van 492 frank. Het hoger kader mag zelfs 588 frank krijgen (V & A Senaat
d.d. 26.06.1989, De Clippele, nr. 251, Fiskale Wetgeving en Rechtsbronnen, Ced
Samsom, nr. 8944308).
Naast deze forfaits die de fiscus zelf regelde, kan
een werknemer andere kleine kosten hebben die kunnen doorgaan als kosten eigen
aan de werkgever. Enkele voorbeelden. Sommige personeelsleden werken vaak thuis.
Dan verbruiken zij elektriciteit en verwarming. De werkruimte vraagt enig
onderhoud. Zij moeten een bureau inrichten en hebben wat kantoormateriaal nodig.
Zij kunnen voor het werk de eigen telefoon en de internetaansluiting gebruiken.
Ter dekking van al deze kosten kunnen kosten eigen aan de werkgever soelaas
bieden. De werkgever betaalt maandelijks een bescheiden vast bedrag aan de
werknemer, zodat hij deze kosten terugbetaald krijgt.
Ook bij het gebruik
van een firmawagen moet de werknemer soms nog kleine kosten betalen: zelf
betaalde wasbeurten, kleine parkeerkosten en het ter beschikking stellen van een
garage of carport thuis om de auto netjes te stallen.
Het kan ook gaan om
een vergoeding voor het aankopen van vakliteratuur. Soms wil de werkgever zelfs
tussenbeide komen in de kledij die het personeelslid moet kopen om te werken en
klanten te bezoeken.
Formeel akkoord
Deze vergoedingen kunnen toegekend worden aan
loon- en weddetrekkenden (art. 31, eerste lid, 1). Maar niets belet u dit ook
aan bedrijfsleiders toe te kennen (art. 32, tweede lid, 1 W.I.B. 1992). De
betaalde vergoedingen zijn op die manier geen belastbare bezoldigingen. Deze
vaak forfaitaire kosten moeten wel vermeld worden op de individuele fiches
281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de
samenvattende opgaven (art. 57, 3 W.I.B. 1992).
Vaak vraagt een werkgever
zich af wat mogelijk is en vooral of de fiscus achteraf een en ander zal
aanvaarden. Om werkgever en werknemer zekerheid te geven, kan de werkgever zijn
plan voor de invoering ervan aan de administratie voorleggen. De fiscus
onderzoekt dit dan en geeft eventueel een formeel akkoord. Vennootschappen die
ten minste honderd werknemers in dienst hebben, moeten de toestemming krijgen
van de adjunct-directeur. Belastingplichtigen met minder werknemers kunnen
terecht bij de inspecteur BC (Ci.Rh.421-456.942 d.d. 03.12.1993, Fiscale
Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 9360146).
Wettelijk is het fiscale statuut
van kosten eigen aan de werkgever speciaal geregeld. Voor kosten eigen aan de
werkgever bestaat voor de belastingplichtige (werknemer of bedrijfsleider die de
terugbetaling van de kosten eigen aan zijn werkgever ontvangt) een wettelijk
vermoeden van onbelastbaarheid van de ontvangen bedragen. Dit betekent dat de
werknemer in eerste instantie het gebruik van de sommen tegenover de fiscus niet
moet wettigen. De fiscus moet bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat
(Cass., 30 oktober 1986, R.W. 1986-197, 2219; Cass., 23 januari 1987, R.W.,
1986-87, 2226).
Deze passus uit de wetteksten is vaak gebruikt om flinke
kosten eigen aan de werkgever uit te keren. Hij werd gebruikt als vluchtweg om
een bedrag te kunnen uitkeren dat vrij van belasting was, waar in principe geen
RSZ moest op betaald worden. Op de koop toe was alles nog als beroepskosten
aftrekbaar bij de werkgever. Dat de fiscus het daar niet altijd mee eens was,
lag en ligt voor de hand. Er bestaat inderdaad nogal wat rechtspraak rond deze
problematiek.
Forfait
De fiscus probeerde eerst kosten eigen aan de werkgever
af te schieten op basis van het argument dat werknemer en werkgever faalden in
het voorleggen van bewijsstukken. De administratie stelde dat bij gebrek aan
bewijsstukken zij onmogelijk de werkelijkheid en het eigen zijn van de kosten
kon verifiëren. Dus was volgens het bestuur het vermoeden van onbelastbaarheid
weerlegd en kwalificeerde de fiscus die sommen steeds als verdoken bezoldiging.
Maar in de geciteerde Cassatiearresten gaf het hof de fiscus ongelijk. Een
typisch kenmerk van kosten eigen aan de werkgever is immers dat er geen
bewijsstukken voorhanden zijn. Bovendien kan uit het forfaitaire karakter alleen
van de vergoedingen niet worden afgeleid dat het wettelijk vermoeden van
onbelastbaarheid is weerlegd. Een van de typische kenmerken van veel kosten
eigen aan de werkgever is precies dat ze forfaitair worden geraamd. Zelfs in het
geval van een aanslag van ambtswege blijft de bewijslast overigens bij de fiscus
(Antwerpen, 24 oktober 1994, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr.
94511074).
De vraag is dan hoe de fiscus kan bewijzen dat het om verdoken
bezoldigingen gaat. Het tegenbewijs mag volgens een recent arrest van het hof
van beroep in Antwerpen geleverd worden door te wijzen op het onredelijke of
niet verantwoorde karakter van deze vergoedingen, rekening houdend met de
feitelijke gegevens die uit het dossier blijken (Antwerpen, 15 februari 2000,
TF.R., 2000/76 met noot van Loockx, M.). Het hof bevestigt dat de bewijslast
niet bij de werknemer ligt. Maar de werknemer moet het toch aannemelijk maken
dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden uitbetaald, werkelijk
bestaan.
Het ging in dit geval over de uitkering van 10.000 frank per maand
aan een werknemer. In de boekhouding stond dit geboekt op een rekening die als
benaming Bestendige opdracht had. De geboekte vergoedingen werden nu eens als
representatiekosten gemotiveerd en een andere keer als reisvergoeding. Een
logisch arrest, dat duidelijk aangeeft hoe de fiscus kan bewijzen dat het om
verdoken bezoldigingen gaat.
In een ander geval ontdekte de fiscus dat de
kosten eigen aan de werkgever werden berekend in functie van het aantal uren
arbeid en van de hoogte van de bezoldigingen van elke bediende, zonder de
voorlegging van facturen of bewijsstukken te eisen. De belastingplichtige kon
niet aantonen waarom de kosten fluctueerden naargelang de gepresteerde uren en
de uitgeoefende functie. Dus gaf het hof de fiscus gelijk in zijn kwalificatie
van de kosten als verdoken bezoldiging (Brussel, 29 juni 1995, F.J.F., No.
96/5). Dit arrest concludeert dus in dezelfde richting.
Moraal van het
verhaal is dat het betalen van de niet geregelde kosten eigen aan de werkgever
goed moet worden voorbereid. Het bedrag wordt best opgedeeld in verschillende
bestanddelen, waarbij precies wordt aangegeven waarvoor ze dienen.
Dubbeltellingen kunnen daarbij niet. Een vergoeding betalen om af en toe thuis
te bellen voor het werk hoewel de telefoon al betaald wordt door de werkgever,
kan uiteraard niet. Voor de goede rust van werkgever én werknemer wordt het plan
trouwens beter vooraf aan de fiscus voorgelegd. Die zal het dan onderzoeken en
hopelijk zijn fiat geven. Zo vermijdt u een moeilijke discussie achteraf.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 6 oktober 2000.
