HOE KAN DE FISCUS KOSTEN EIGEN AAN DE WERKGEVER AANVALLEN?

Op nettolonen weegt nog altijd een zware fiscale en sociale druk. Als een werkgever zijn personeelslid netto 1.000 frank meer wil geven, kost dat werkgever en werknemer samen een veelvoud aan overheidslasten. Daarom stortten nogal wat werkgevers zich op het terugbetalen van kosten die de werknemer gemaakt zou hebben. Dat kan immers fiscaal neutraal. Het betaalde bedrag zijn kosten voor de werkgever en de werknemer wordt er niet op belast. Het is louter een terugbetaling voor gemaakte kosten. De fiscus bekijkt dit alles logischerwijs met grote ogen.

Kosten eigen aan de werkgever zijn vaste vergoedingen die de werknemer krijgt als terugbetaling van werkelijke uitgaven die eigen zijn aan de werkgever en die de werkgever als beroepskosten aanmerkt. Het gaat vaak om allerlei kleine kosten die een werknemer betaalt in het belang van zijn werkgever. Dat zijn vaak uitgaven waar men moeilijk een bewijsstuk kan voor bekomen. Het mooie aan kosten eigen aan de werkgever is dat de fiscus zelf forfaits in het leven heeft geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider, zonder dat die daarop wordt belast.
Een zeer bekende is de terugbetaling van verblijfkosten tijdens dienstreizen in BelgiŽ. Als een werknemer of bedrijfsleider buiten de onderneming voor haar rekening prestaties levert waarvan de totale duur meer dan vijf uur per dag bedraagt, mag de onderneming een forfait geven van 399 frank per dag. Voor het middenkader geldt een tarief van 492 frank. Het hoger kader mag zelfs 588 frank krijgen (V & A Senaat d.d. 26.06.1989, De Clippele, nr. 251, Fiskale Wetgeving en Rechtsbronnen, Ced Samsom, nr. 8944308).
Naast deze forfaits die de fiscus zelf regelde, kan een werknemer andere kleine kosten hebben die kunnen doorgaan als kosten eigen aan de werkgever. Enkele voorbeelden. Sommige personeelsleden werken vaak thuis. Dan verbruiken zij elektriciteit en verwarming. De werkruimte vraagt enig onderhoud. Zij moeten een bureau inrichten en hebben wat kantoormateriaal nodig. Zij kunnen voor het werk de eigen telefoon en de internetaansluiting gebruiken. Ter dekking van al deze kosten kunnen kosten eigen aan de werkgever soelaas bieden. De werkgever betaalt maandelijks een bescheiden vast bedrag aan de werknemer, zodat hij deze kosten terugbetaald krijgt.
Ook bij het gebruik van een firmawagen moet de werknemer soms nog kleine kosten betalen: zelf betaalde wasbeurten, kleine parkeerkosten en het ter beschikking stellen van een garage of carport thuis om de auto netjes te stallen.
Het kan ook gaan om een vergoeding voor het aankopen van vakliteratuur. Soms wil de werkgever zelfs tussenbeide komen in de kledij die het personeelslid moet kopen om te werken en klanten te bezoeken.

Formeel akkoord

Deze vergoedingen kunnen toegekend worden aan loon- en weddetrekkenden (art. 31, eerste lid, 1). Maar niets belet u dit ook aan bedrijfsleiders toe te kennen (art. 32, tweede lid, 1 W.I.B. 1992). De betaalde vergoedingen zijn op die manier geen belastbare bezoldigingen. Deze vaak forfaitaire kosten moeten wel vermeld worden op de individuele fiches 281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de samenvattende opgaven (art. 57, 3 W.I.B. 1992).
Vaak vraagt een werkgever zich af wat mogelijk is en vooral of de fiscus achteraf een en ander zal aanvaarden. Om werkgever en werknemer zekerheid te geven, kan de werkgever zijn plan voor de invoering ervan aan de administratie voorleggen. De fiscus onderzoekt dit dan en geeft eventueel een formeel akkoord. Vennootschappen die ten minste honderd werknemers in dienst hebben, moeten de toestemming krijgen van de adjunct-directeur. Belastingplichtigen met minder werknemers kunnen terecht bij de inspecteur BC (Ci.Rh.421-456.942 d.d. 03.12.1993, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 9360146).
Wettelijk is het fiscale statuut van kosten eigen aan de werkgever speciaal geregeld. Voor kosten eigen aan de werkgever bestaat voor de belastingplichtige (werknemer of bedrijfsleider die de terugbetaling van de kosten eigen aan zijn werkgever ontvangt) een wettelijk vermoeden van onbelastbaarheid van de ontvangen bedragen. Dit betekent dat de werknemer in eerste instantie het gebruik van de sommen tegenover de fiscus niet moet wettigen. De fiscus moet bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat (Cass., 30 oktober 1986, R.W. 1986-197, 2219; Cass., 23 januari 1987, R.W., 1986-87, 2226).
Deze passus uit de wetteksten is vaak gebruikt om flinke kosten eigen aan de werkgever uit te keren. Hij werd gebruikt als vluchtweg om een bedrag te kunnen uitkeren dat vrij van belasting was, waar in principe geen RSZ moest op betaald worden. Op de koop toe was alles nog als beroepskosten aftrekbaar bij de werkgever. Dat de fiscus het daar niet altijd mee eens was, lag en ligt voor de hand. Er bestaat inderdaad nogal wat rechtspraak rond deze problematiek.

Forfait

De fiscus probeerde eerst kosten eigen aan de werkgever af te schieten op basis van het argument dat werknemer en werkgever faalden in het voorleggen van bewijsstukken. De administratie stelde dat bij gebrek aan bewijsstukken zij onmogelijk de werkelijkheid en het eigen zijn van de kosten kon verifiŽren. Dus was volgens het bestuur het vermoeden van onbelastbaarheid weerlegd en kwalificeerde de fiscus die sommen steeds als verdoken bezoldiging.
Maar in de geciteerde Cassatiearresten gaf het hof de fiscus ongelijk. Een typisch kenmerk van kosten eigen aan de werkgever is immers dat er geen bewijsstukken voorhanden zijn. Bovendien kan uit het forfaitaire karakter alleen van de vergoedingen niet worden afgeleid dat het wettelijk vermoeden van onbelastbaarheid is weerlegd. Een van de typische kenmerken van veel kosten eigen aan de werkgever is precies dat ze forfaitair worden geraamd. Zelfs in het geval van een aanslag van ambtswege blijft de bewijslast overigens bij de fiscus (Antwerpen, 24 oktober 1994, Fiscale Wetgeving en Rechtsbronnen, nr. 94511074).
De vraag is dan hoe de fiscus kan bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat. Het tegenbewijs mag volgens een recent arrest van het hof van beroep in Antwerpen geleverd worden door te wijzen op het onredelijke of niet verantwoorde karakter van deze vergoedingen, rekening houdend met de feitelijke gegevens die uit het dossier blijken (Antwerpen, 15 februari 2000, TF.R., 2000/76 met noot van Loockx, M.). Het hof bevestigt dat de bewijslast niet bij de werknemer ligt. Maar de werknemer moet het toch aannemelijk maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden uitbetaald, werkelijk bestaan.
Het ging in dit geval over de uitkering van 10.000 frank per maand aan een werknemer. In de boekhouding stond dit geboekt op een rekening die als benaming Bestendige opdracht had. De geboekte vergoedingen werden nu eens als representatiekosten gemotiveerd en een andere keer als reisvergoeding. Een logisch arrest, dat duidelijk aangeeft hoe de fiscus kan bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat.
In een ander geval ontdekte de fiscus dat de kosten eigen aan de werkgever werden berekend in functie van het aantal uren arbeid en van de hoogte van de bezoldigingen van elke bediende, zonder de voorlegging van facturen of bewijsstukken te eisen. De belastingplichtige kon niet aantonen waarom de kosten fluctueerden naargelang de gepresteerde uren en de uitgeoefende functie. Dus gaf het hof de fiscus gelijk in zijn kwalificatie van de kosten als verdoken bezoldiging (Brussel, 29 juni 1995, F.J.F., No. 96/5). Dit arrest concludeert dus in dezelfde richting.
Moraal van het verhaal is dat het betalen van de niet geregelde kosten eigen aan de werkgever goed moet worden voorbereid. Het bedrag wordt best opgedeeld in verschillende bestanddelen, waarbij precies wordt aangegeven waarvoor ze dienen. Dubbeltellingen kunnen daarbij niet. Een vergoeding betalen om af en toe thuis te bellen voor het werk hoewel de telefoon al betaald wordt door de werkgever, kan uiteraard niet. Voor de goede rust van werkgever ťn werknemer wordt het plan trouwens beter vooraf aan de fiscus voorgelegd. Die zal het dan onderzoeken en hopelijk zijn fiat geven. Zo vermijdt u een moeilijke discussie achteraf.

Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 6 oktober 2000.