EVENEMENTENBUREAUS MOGEN RESTAURANTKOSTEN KLANTEN VOLLEDIG AFTREKKEN
Sinds 1989 zijn in ons land een aantal favoriete kosten niet meer volledig aftrekbaar. Dat geldt voor beroepsmatig gedane restaurantuitgaven, receptiekosten en kosten voor relatiegeschenken. De administratie stond daar in de loop der jaren mooie uitzonderingen extra legem op toe. Zo kunnen die kosten in sommige gevallen toch volledig aftrekbaar blijven als ze doorgefactureerd worden aan de klant. Dat bevestigde de minister van Financiën, Didier Reynders, nog eens. Maar hij houdt vast aan de voorwaarde dat ze dan moeten worden beperkt bij een andere onderneming die aan de Belgische inkomstenbelastingen onderworpen is, zodat de Belgische fiscus toch nog langs de kassa passeert.Het wetboek inkomstenbelastingen bevat enkele bepalingen die beroepskosten maar voor een deel aftrekbaar maken. Een van de best bekende is de beperking van de beroepsmatig gedane restaurantuitgaven, receptiekosten en kosten voor relatiegeschenken. Van deze kosten is maar vijftig procent aftrekbaar.
Op die regel bestaan twee wettelijke uitzonderingen. De restaurantkosten van vertegenwoordigers van de voedingssector zijn volledig aftrekbaar. Maar dan moet de belastingplichtige bewijzen dat ze bij het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid noodzakelijk zijn, in het kader van een mogelijke of werkelijke relatie van leverancier tot klant. Ook zijn de reclameartikelen die opvallend en blijvend de benaming van de schenkende onderneming dragen eveneens volledig aftrekbaar. Alle andere restaurantkosten, receptiekosten en kosten voor relatiegeschenken zijn maar voor de helft aftrekbaar.
Accountant
Rond deze harde bepaling is al heel wat te doen geweest. De vorige minister van Financiën liet zich verleiden tot het toestaan van een aantal uitzonderingen extra (sommigen noemen het contra) legem. Maar vrijwel onmiddellijk werd de minister gevraagd wat ondernemingen moeten doen die die kosten doorrekenen. Mogen zij die kosten dan toch volledig blijven aftrekken?
De eerste parlementaire vraag die rond dit alles werd gesteld ging over een accountant. Vermoedelijk was het de bedoeling te vragen of de accountant het diner met de belastingcontroleur van zijn klant voor de volle honderd procent mocht in mindering brengen op voorwaarde dat hij de kostprijs van dat diner doorrekende aan zijn klant. De vraag werd iets anders gesteld. De accountant ging eten met zijn klant zelf. Hij vroeg of die uitgave voor hem volledig aftrekbaar werd als dat zakendiner via een factuur werd doorgerekend aan zijn cliënt (Vraag nr. 199, 21 april 1989, senator Laverge, Fiscale Bronnen, nr. 8944253). De toenmalige minister van Financiën meende dat de tekst van de wet strikt genomen niet belet dat de beperking desnoods bij de beide betrokken partijen tegelijkertijd zou worden toegepast. Toch stelde de minister dat de Administratie bereid is deze dubbele beperking niet toe te passen, wanneer de kosten in normale omstandigheden worden doorgerekend aan een derde, die eveneens aan de beperking onderhevig is en dat op een wijze die geen twijfel laat bestaan over de precieze draagwijdte van de transactie.
Indien de accountant de kosten van het zakendiner in zijn beroepskosten opneemt en ze niet doorrekent of dat slechts onrechtstreeks doet door zijn honorarium dienovereenkomstig te bepalen of aan te passen, wordt de beperking uitsluitend bij hem doorgevoerd en niet bij de cliënt (in wiens boekhouding de restaurantkosten trouwens niet als zodanig worden teruggevonden). Indien de accountant de kosten eerst opneemt in zijn boekhouding en ze later via een factuur of een kostennota op onverbloemde wijze en voor hetzelfde bedrag aan zijn cliënt doorrekent, is de beperking alleen toe te passen door zijn klant. Daartoe is het onontbeerlijk op zijn minst de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het diner op de factuur of de kostennota te vermelden en een fotokopie van de restaurantnota toe te voegen.
Buitenlandse klant
In een volgende parlementaire vraag formuleerde de minister de regel algemener. Een bekend parlementslid wou van de minister horen of deze uitzondering ook gold voor het doorrekenen van dat zakendiner aan een buitenlandse klant (Vraag nr. 511, 26 april 1990, De Croo, Fiscale Bronnen, nr. 9042236; zie ook Com.I.B. 1992 53/165).
De minister antwoordde dat de toegestane uitzondering alleen geldt voor zover de beperking daadwerkelijk van toepassing is bij de opdrachtgever die in België wordt onderworpen aan de personen-, vennootschapsbelasting of aan de belasting van niet-inwoners. Is de opdrachtgever een buitenlandse onderneming die op geen enkele wijze in België onderworpen is aan de geciteerde inkomstenbelastingen, dan kan de accountant niet genieten van de uitzondering. Zelfs al heeft hij dat zakendiner onverbloemd doorgefactureerd.
De minister voegt dus een extra voorwaarde toe aan de uitzondering extra legem. De beperking moet minstens één keer door een onderneming in dit land gebeuren. Of nog: de Belgische fiscus moet de belastingopbrengst op die kosten één keer ontvangen.
Evenementenbureaus
In een volgende recentelijk beantwoorde vraag wordt de toepassing gevraagd voor bedrijven die het organiseren van "events" als maatschappelijk doel hebben. Die bedrijven organiseren beroepshalve op reclame of public relations gerichte evenementen voor rekening van hun klanten. Voor de levering van voedsel en drank of van andere diensten in het kader van het evenement doet dat bedrijf doorgaans een beroep op een traiteur of een cateringbedrijf, of zelfs op een restaurant.
Het event wordt in zijn geheel aan de klant gefactureerd op grond van een gedetailleerde afrekening, met inbegrip van het gedeelte "spijs en drank". De klant beschikt dan over alle noodzakelijke gegevens om het evenement te boeken, rekening houdend met de verworpen uitgaven voor catering, traiteurs en restaurant. De vraag was dan ook of in hoofde van het organiserend bedrijf deze kosten volledig aftrekbaar zijn (Vraag nr. 180, 28 december 1999, Van Weddingen, QRVA 50 070, p. 7910).
Opnieuw stelt de minister duidelijk dat wanneer een onderneming traiteur-, restaurant- of cateringkosten doorrekent aan een derde, niets belet dat de beperking desnoods bij de beide partijen tegelijkertijd zou worden toegepast. Nochtans zal ook hier de beperking bij ondernemingen van de evenementensector niet worden toegepast, wanneer de kosten worden doorgerekend aan derden die eveneens aan de beperking onderworpen zijn, voor zover dit geschiedt op een wijze die geen twijfel laat bestaan over de precieze draagwijdte van de transactie.
De beperking zal in hoofde van de betrokken onderneming niet worden toegepast wanneer de onderneming als volgt tewerk gaat. Het evenementenbureau moet eerst de restaurantnota (de factuur van de traiteur of van het cateringbedrijf) opnemen in zijn eigen boekhouding. Vervolgens moet het die kosten via een factuur op een onverbloemde wijze en voor hetzelfde bedrag doorrekenen aan zijn cliënt. Daartoe is het onontbeerlijk om op die factuur ten minste de aard van de dienst, de naam van de traiteur, het restaurant of het cateringbedrijf, het nummer en de datum van de nota of van de factuur en de datum van het evenement te vermelden en een fotokopie van de restaurantnota of van de factuur toe te voegen. Dezelfde strenge voorwaarden blijven dus overeind.
Alhoewel het niet zo duidelijk geformuleerd is, moet de beperking dan wel volgen bij een andere onderneming zodat de Belgische fiscus er zijn voordeel eenmalig op kan innen. De minister stelt immers dat de beperking moet volgen bij een belastingplichtige "die eveneens aan de beperking onderworpen is". Een doorfacturatie aan een buitenlandse onderneming die in België niet onderworpen is aan de personen-, vennootschapsbelasting of aan de belasting van niet-inwoners kan dus niet in aanmerking komen. In zo n geval moet het Belgische evenementenbureau toch de bittere beperking toepassen.
Jan VERHOEYE, accountant, docent Hogeschool Gent en gastprofessor Universiteit Gent.
Gepubliceerd op 20 april 2001.
